Biztonságosabb lehet a papírmentes iroda

A papír alapú dokumentumtárolás leváltása nemcsak költség, hatékonysági és környezetvédelmi okok miatt lehet előnyös, hanem a biztonság szempontjából is.
 

Sok cégnek minden eddiginél több adattal kell megbirkóznia több különböző eszközön keresztül. Ráadásul a papír alapú és a digitálisan tárolt adatok kombinációja még összetettebbé teszi az adatkezelést és a biztonságot.
 
A vállalatok bizalmas, kritikus információi gyakran a nyomtatókban pihenő lapokon találhatóak. Ezek az oldalak tartalmazhatnak szerződéseket, megállapodásokat, stratégiai és pénzügyi terveket, üzleti titkokat, személyes adatokat stb. Eközben azonban a nyomtatott dokumentumok sok kockázatot vetnek fel, elég ha csak arra gondolunk, hogy könnyedén sokszorosíthatóak, másolhatóak és megoszthatóak anélkül, hogy mindez nyomon követhető lenne.
 
Sok esetben az adatokat elektronikusan könnyebb követni és kontrollálni, ami azt vonja maga után, hogy a digitalizáció a vállalati biztonság előnyére válhat. Persze kockázat így is akad bőven, de az Ovum elemzőcég szerint a vállalatok 25 százalékkal csökkenthetik a jogi költségeiket, büntetéseiket és a károkat, ha a legjobb iratkezelési, biztonsági és felülvizsgálati eljárásokat, gyakorlatokat alkalmazzák. A digitalizáció nemcsak abban segít, hogy érvényesítsék a jogi vagy a biztonsági követelményeket, előírásokat, hanem egyebek mellett az információk keresésében, ellenőrzésében, felügyeletében és megosztásában is. Megfelelő adatszivárgás-megelőző technológiákkal pedig nagyobb valószínűséggel gátolható meg az adatok illetéktelen kezekbe kerülése, mintha azokat papíron kellene nyomon követni.
 
A Lexmark szerint a papír alapú dokumentumok még egy jó darabig biztosan az üzleti élet részét képezik majd. Azonban a digitális folyamatokra való folyamatos és jól átgondolt áttéréssel a hatékonyság és a környezettudatosság mellett a biztonság is fokozhatóvá válhat. Természetesen ehhez minden szervezetnek szüksége van olyan adatbiztonsági és adatvédelmi szabályzatokra, amelyek az érzékeny adatok összegyűjtésére, tárolására, kezelésére vonatkoznak.